〇年〇月〇日に誰から誰あてに、どのような内容の文書が差し出されたかを郵便事業株式会社が証明する郵便物のこと。内容文書１通に謄本(文書の写し)2通を添えて郵便局の窓口へ提出する。内容文書・謄本とも、用紙の大きさ、記載用具を問わないので、市販の内容証明用紙以外の用紙を用いても、また、コピーにより作成しても構わない。
謄本の字数・行数は1行20字（記号は、1個を1字とする。以下、同じ。）以内、1枚26行以内で作成する。ただし、謄本を横書きで作成するときは、1行13字以内、1枚40行以内又は1行26字以内、1枚20行以内で作成することができる。
郵便局は文書と謄本を対照し、符号すると認めたときは、それぞれの文書に郵便局長名で差出年月日、内容証明郵便物であることを記載し、通信日付印を押印する。内容証明郵便は同時に配達証明郵便として発送するのが望ましい。
内容証明郵便には下記のような効果があり例示した文書などに利用される。
?証拠力を得る効果
法的な効果が発生する重要な意思表示や通知の証拠を残したいとき。
(例) 契約の解除･取消し、クーリング・オフ、債権の放棄、時効の中断 などの場合。
?確定日付を得る効果
内容証明郵便は確定日付ある証書のひとつとされているので(民法施行法5条)、確定日付が必要な文書に利用される。
(例) 債権譲渡の通知 などの場合。
?心理的圧力を加える効果
内容証明郵便は、郵便局（郵便事業株式会社）が手紙の内容を証明するだけなので法的な強制力はない。しかし、強い決意や態度を表す内容証明郵便をもらった相手は、心理的な圧力やプレッシャーを感じ、これにより、行動を起こさざるを得ない状況になる場合がある。
(例) 貸金・売買代金の請求、損害賠償の請求 などの場合。
なお、平成13年2月から電子内容証明サービス(通称「e内容証明」)が開始された。このサービスは、インターネットで送った文書を郵便局が印刷して配達するサービスである。
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